Texte simplifié
Entre, d'une part, la Société/Association et d’autre part, Monsieur Michel KLEPPER, dénommé par la suite le médiateur, intervenant éventuellement en co-médiation avec avec un autre médiateur qualifié, il a été exposé et convenu ce qui suit :
1. Le contexte
Objet de la médiation – bref descriptif de la situation
Mr/Mme XY, gérant et représentant mandaté par Société , souhaite proposer aux salariés une démarche de médiation, mise en place et encadrée par le médiateur désigné ci-dessus, dans le but de prendre soin des relations de travail, d’apaiser les tensions observées, de rétablir un dialogue constructif et un environnement professionnel épanouissant pour tous les acteurs impliqués, permettant ainsi à la Société/Association de réaliser sa vocation économique dans les meilleures conditions possible.
2. Principes de la médiation
Une démarche progressive – La médiation est un processus structuré évoluant en plusieurs temps, en fonction du contexte, du rythme et des besoins de chacun des acteurs impliqués.
Afin de réaliser leur mission, et selon les besoins identifiés au fil de la médiation, le médiateur sera amené à mettre en place différents formats de rencontres : entretiens individuels ou collectifs de clarification, réunions plénières et, s’il l’estime nécessaire ou à la demande des médiants, des entretiens individuels.
Objectif : prendre soin des relations et comprendre – Le but de ces rencontres est de créer un espace de parole et d’écoute mutuelle. Chacun aura ainsi l’occasion d’exprimer son vécu et ses besoins en lien avec la situation et d’entendre les vécus et les besoins du ou des autres. Ce sont les conditions nécessaires pour restaurer le dialogue, comprendre ce qui se passe et pour identifier, par les médiants eux-mêmes avec le soutien des médiateurs, des solutions créatives pour renouer avec des relations de travail constructives et respectueuses des besoins de chacun.
Confidentialité – La médiation est un processus confidentiel. Le but de cette clause de confidentialité est de préserver la qualité des échanges lors de la médiation, d’assurer aux médiants la sécurité nécessaire pour exprimer leurs vécus et s’impliquer ainsi, en toute confiance, dans le processus de résolution de conflit. Ce qui est dit, échangé et écrit au cours de la médiation, ne peut servir d'aucune manière en procédure judiciaire ou autre. Cette clause s'étend à toute personne assistant à la médiation (experts, conseils, avocats ou autres) et pouvant être amenée à signer un engagement dans ce sens. Elle concerne aussi le ou les médiateurs, qui ne peuvent être appelés à témoigner, en justice ou ailleurs, dans l'affaire objet de cette médiation.
Contributions d’autres personnes – Le médiateur peut, si le besoin en émerge au cours de la médiation et s’il le juge opportun, demander la participation d’autres acteurs de l’entreprise impliqués directement ou indirectement dans le différent, ou, le cas échéant, de personnes extérieures à l’entreprise, experts reconnus, avocats ou autres spécialistes, pouvant du fait de leur rôle dans l’entreprise ou de leur expertise, contribuer au processus de médiation et donc au dénouement du conflit.
Participation volontaire et liberté – La médiation est un processus volontaire et accepté par les médiants qui manifestent ainsi leur volonté de chercher une issue au conflit. De même, les médiants ont à tout moment la liberté de se retirer du processus de médiation s’ils estiment que leurs besoins ne sont pas satisfaits.
Accord et fin de la médiation – La médiation prend fin avec l'identification par les médiants des solutions permettant de tenir compte des besoins de chacun et de créer un dialogue constructif. Cette volonté peut être symbolisée par un accord écrit, élaboré par les médiants eux-mêmes avec le soutien du médiateur, permettant de pérenniser le dialogue retrouvé. Si nécessaire, un représentant de la société X peut être invité à participer à la médiation afin de contribuer à la finalisation des accords.
Les médiants et la société X sont informés que cet accord demeure l’expression de leur seule volonté. En aucun cas, la responsabilité des médiateurs ne peut être engagée quant au contenu de l’accord de fin de médiation.
3. Rôle, éthique et responsabilité du médiateur
Ethique – Personne tiers, le médiateur garantit la mise en œuvre du processus structuré de la médiation dans le respect des règles éthiques de la profession et du Code national de déontologie du médiateur. Il peut intervenir seul ou en co-médiation, en fonction des différents formats de rencontres – entretiens individuels ou collectifs, réunions plénières – ou en fonction des besoins identifiés par le médiateur.
Le médiateur peut suspendre le processus de médiation le temps de clarifier un point controversé ou lever tout autre obstacle à la poursuite du processus.
En cohérence avec les règles éthiques, s’il estime que la poursuite de la médiation risque de porter préjudice à un médiant, ou qu’un point controversé compromet la poursuite du processus, il peut suspendre la médiation le temps de remédier à la situation et d’apporter la clarification nécessaire. Le cas échéant, il peut mettre fin à la médiation.
Un tiers facilitateur de la rencontre en médiation – Le médiateur apporte un regard extérieur et soutient, grâce au processus structuré de médiation et à ses compétences professionnelles, l'exploration des causes profondes du conflit pouvant amener une meilleure compréhension de la situation. Il s’emploie à créer des conditions favorables au dialogue et à l’échange par :
- La création d’un espace d’expression et d’écoute mutuelle des difficultés, des vécus, des attentes et des besoins de chacun.
- La reconnaissance mutuelle des besoins de chacun derrière les attentes exprimées.
- La recherche, par les médiants eux-mêmes, soutenus par le médiateur, de solutions permettant de répondre aux besoins des médiants, du service concerné et en fin de compte de l’entreprise dans son ensemble.
Impartialité – Ni juge ni arbitre, le médiateur ne peut en aucun cas imposer une solution aux médiants. Il écoute chaque médiant, veillant à l’équilibre de parole, sans juger ni prendre parti. De même, le médiateur veillera à l’équité des solutions retenues, en tenant compte des besoins de chacun dans le contexte de la situation et des besoins de l’entreprise.
Neutralité et indépendance – Le médiateur veille à préserver en toutes circonstances sa posture de neutralité et d'indépendance. A ce titre, il n'a aucun projet, attente ou intérêt concernant l'issue de la médiation. Son seul objectif est d’être pleinement au service du processus de médiation et de la relation. Indépendant, il n'a de comptes à rendre à personne sur le déroulement ou sur l'issue de la médiation qui demeure de la seule responsabilité des médiants.
Obligation d'information et de moyens – Le médiateur fournit aux médiants et à la Société X toutes les informations et explications pertinentes sur le processus et son déroulement. Il veille au consentement libre et éclairé des médiants, au respect du cadre de la médiation et à la bonne compréhension par chacun de ce qui est dit ou décidé. De même, il veillera au respect du libre arbitre et à l’engagement de chacun des médiants tout au long du processus de médiation.
4. Engagement de la Société Europe et des médiants
Information et accord des médiants – La Société Europe déclare avoir transmis une copie de la présente Convention, à l’exception de l’annexe 2 consacrée aux honoraires, à chacun des salariés figurent sur la liste en annexe 1. Elle s’engage de même a obtenir l’accord de tous les salariés concernés de participer à la médiation conformément aux présentes dispositions.
Coopération et transparence – Il est de la responsabilité de la Société Europe et des médiants de communiquer au médiateur toutes les informations en rapport avec le différend : contexte, acteurs de l’entreprise ou extérieurs impliqués ou à prendre en compte, enjeux financiers, familiaux, sociaux ou économiques, ou toute autre circonstance pouvant servir le processus de médiation ou dont l'omission risquerait de compromettre les chances de résolution. De même, la Société Europe et les médiants s'engagent à informer le médiateur des démarches éventuelles entreprises, terminées ou en cours, judiciaires ou autres, en rapport avec le différend objet de la médiation.
Participation des médiants – L’accord des médiants manifeste leur volonté de chercher, activement et avec le soutien du médiateur, une issue au conflit. Ils s'engagent à participer au processus de médiation dans un esprit de coopération, d’ouverture et de respect de toutes les dispositions de cette convention. En conséquence, la signature de la présente convention par la Société Europe et la signature de l’annexe par les médiants vaut acceptation des médiants de participer à la médiation dans le respect des conditions de cette Convention.
A ce titre, les médiants :
- Reconnaissent que la résolution des tensions ou difficultés rencontrées dans leurs relations de travail nécessite leur pleine implication.
- Consentent librement à y participer de façon active et à apporter toutes les informations utiles à la résolution de leurs difficultés.
- Ont pris connaissance du fait qu’ils peuvent se retirer de la médiation si leurs besoins ne sont pas satisfaits, le processus de médiation étant volontaire. Dans ce cas, il appartient aux médiateurs de décider si le processus de médiation peut continuer sans la personne démissionnaire, où si la situation justifie l’arrêt de la médiation. Dans ce dernier cas, une séance de clôture sera organisée pour encadrer l’arrêt de la médiation.
Les médiants conservent la possibilité de porter leur litige devant les tribunaux, ou de reprendre des procédures judiciaires ou autres suspendues durant la médiation, à partir du moment où médiants et médiateurs ont déclaré mettre fin à la médiation.
Respect mutuel – Un des fondements du processus de médiation est le respect mutuel. Un principe que les médiants s'engagent à respecter durant la médiation pour préserver la qualité du processus et les chances de résolution. Cela inclut le respect de la qualité de parole et d'écoute, le respect de la présente convention et des dates et horaires prévus pour la médiation et communiqués par les représentants de la Société Europe.
Participation aux séances de médiation – Afin de contribuer au bon déroulement de la médiation et dans le respect mutuel d’un bon usage du temps de chacun, la Société Europe :
- S’assurera que les médiants soient présents aux rencontres aux dates et horaires déterminés d’un accord commun entre la Société Europe et le médiateur.
- S’assurera que les personnes ayant une connaissance personnelle des faits liés au conflit identifié plus haut, et mandatées par la direction de l’entreprise pour conclure un accord, seront présentes aux séances de médiation.
Engagement de confidentialité – Les médiants s’engagent à respecter la clause de confidentialité comme évoqué plus haut (voir § 2.). Toutefois, cette clause ne compromet pas le droit des médiants d’utiliser dans une procédure judiciaire ou autre, ou les documents ou informations échangés en cours de médiation, dès lors qu’ils les détenaient avant ou qu’ils auraient pu les obtenir par ailleurs.
L’accord signé en fin de médiation ne relève pas de la présente obligation de confidentialité, étant entendu que seuls les médiants et la Société Europe sont libres de le divulguer d’un commun accord.
5. Durée du processus et lieu d’intervention
Durée – Les médiants s'engagent, avec le soutien actif de la Société Europe, à faire leur possible pour réaliser le processus de médiation dans un délai limité à trois mois à compter de la signature de la présente Convention, selon un calendrier de rencontres, entretiens individuels ou collectifs et réunions plénières tel que convenu entre la Société Europe et le médiateur. Ce délai pourra toutefois être reconduit d'un commun accord.
Lieu – La Société Europe et le médiateur décident que, pour simplifier la mise en œuvre de cette démarche de résolution de conflit, les rencontres se dérouleront dans les locaux de l’entreprise, dans des pièces neutres, adaptées et configurées selon la demande du médiateur.
6. Protection des données personnelles
Le Médiateur déclare reconnaître la confidentialité des données personnelles communiquées par la Société Europe pour les besoins d’organisation de cette médiation. Il s’engage par conséquent, conformément aux articles 34 et 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi qu’aux articles 32 à 35 du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016, à prendre toutes précautions conformes aux usages et à l’état de l’art dans le cadre de ses attributions afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles il a accès, et en particulier d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir ces informations.
7. Honoraires
Conditions spécifiées en annexe 2.
8. Difficultés
En cas de difficulté d'exécution ou d'interprétation d'une clause de cette convention, les médiants s’engagent à exprimer leur objection et à résoudre le problème en médiation.
9. Signatures
Avec la signature de la présente convention, la Société Europe et le médiateur reconnaissent avoir pris connaissance des dispositions du présent document et d’en accepter les termes. La Société s’engage à prendre toutes les dispositions pour que les médiants puissent participer dans de bonnes conditions au processus de médiation dans son ensemble conformément à ces dispositions. Pour les médiants, la signature de la liste des participants en annexe 1 vaut confirmation de prise de connaissance et acceptation des termes de la présente Convention.
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